Documentation de référence

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La qualité et le management de projet étant étroitement liés, nous avons choisi de regrouper sur une seule page l’ensemble des documents de référence de ces deux domaines. Ces documents sont issus des groupes de travail des deux réseaux et de la direction technique de l’IN2P3, cette liste n’est donc pas figée.

Vous pouvez aussi télécharger d’un clic le fichier qui reprend l’ensemble de ces documents.

Emergence d’un projet IN2P3 :

Aide mémoire pour un projet IN2P3

Ce document est une aide pour démarrer, structurer et suivre un projet. Il recense les documents et outils qui pourront aider les responsables de projet. Il est évolutif car il reprend la production documentaire des réseaux experts en qualité et management de projet de l'IN2P3.
Il aborde aussi le sujet de la gestion par projets, qui se traduit par une organisation matricielle au sein des laboratoires de l'IN2P3.

Lien vers le document : ATRIUM-282506

Flot de création d'un nouveau projet IN2P3

Le document ATRIUM-104488 décrit le flot de création d’un nouveau projet IN2P3 en explicitant les différentes étapes aboutissant à la création dans NSIP et dans DIALOG de tout nouveau projet qu’il soit scientifique ou de R&D Instrumentation.
Les conditions minimales requises pour qu’un projet soit considéré comme un projet IN2P3 sont :
- Durée du projet : supérieure ou égale à deux ans
- Implication Ressources Humaines par an (chercheurs et/ou ITA) : 3 personnes au minimum formant 1 Equivalent Temps Plein au minimum.

Dossier de demande de soutien d'un projet IN2P3

Ce document est utilisé lors d'une demande soutien à la création d'un nouveau projet IN2P3 qu'il soit scientifique ou R&D transverse

Lien vers le modèle de document: ATRIUM-110659

Ce document est associé au descriptif du flot de création d'un nouveau projet

Lien vers le document flot de création: ATRIUM-104488

Glossaire du management de projet (avec équivalent en anglais)

Le document ATRIUM-314385 présente les principaux termes utilisés en gestion de projet. N'hésitez pas à l'alimenter avec vos idées en nous contactant!

 

Processus d'affectation des ressources humaines aux projets

Ce document décrit un modèle de processus d'affectation des ressources humaines au sein des projets.

Lien vers le document: ATRIUM-101283

Lettre de Mission d'un responsable scientifique de masterprojet

Ce document est le modèle pour un lettre de mission de responsable scientifique de master projet de l'IN2P3

Lien vers le document: ATRIUM-161129

Revue Simplifiée de Projet

Des revues simplifiées de projet peuvent être organisées à la demande de directeurs d'unité ou d'un directeur adjoint scientifique de l'IN2P3. La trame présentée ci-après peut être adaptée de manière à organiser des revues internes à l'échelle du laboratoire afin de donner une vision claire à une direction de laboratoire sur les objectifs, le budget, le planning et les risques du projet et donc aider cette direction à prendre ses décisions.

Trame de présentation d'une Revue: ATRIUM-9230
Note d'organisation des Revues: ATRIUM-9231

Dans le cas de revues internes laboratoire, n'hésitez pas à consulter également "processus d'affectation des ressources humaines aux projets" ATRIUM-101283.

Le Cahier des Charges Fonctionnel (CdCF)

Le CdCF va permettre de clarifier le besoin sans a priori sur la solution technique qui sera retenue, laissant ainsi toutes les possibilités à l'équipe en charge de la conception pour proposer les solutions techniques les plus adaptées. Le document ATRIUM-323823 vous propose une démarche simple permettant d'aboutir à un CdCF.


Structuration et suivi du projet :
Aide à la construction d'une arborescence produit ou PBS (Product Breakdown Structure)

L’arborescence produit est une décomposition cohérente et organisée du produit dont la réalisation est l'objet du projet. C’est un outil qui aide à structurer le projet, donc à mettre en place très tôt dans le projet. Ce PBS servira à aider à composer l’équipe projet, à donner une première estimation du budget et du planning du projet. Elle présentera aussi l’ensemble des interfaces techniques. Elle pourra aider à construire l’organigramme des tâches du projet ou encore servir à référencer la documentation.

Une méthodologie et un exemple vous sont proposés ici : ATRIUM-270078

Aide à la création d'une arborescence GED d'un projet

Ce document décrit une aide à la création d'une arborescence de documentation électronique des documents pour un projet durant toutes les phases de déroulement de celui-ci.

Lien vers ce document d'aide: ATRIUM-83463

Trame fiche de tâche et mode d'emploi, exemples

Modèle de document de fiche de tâche pour un projet, ce modèle de fiche de tâche est fourni avec des exemples de fiches de tâches issus de projet existant de l'IN2P3.

Lien vers le modèle: ATRIUM-100028

Le plan d'actions : fonctionnement et exemples en français et en anglais

Un projet ou une activité, quelle que soit leur taille, génère une multitude d'actions. Le document suivant vous aidera à les suivre au mieux et vous propose différents outils et exemples pour vous aider à rester "zen" au milieu de cette multitude d'informations: ATRIUM-270068

Démarche d'analyse de risques pour un projet

Pour réussir un projet, il est préférable d'anticiper les difficultés et les gérer calmement en amont plutôt que réagir trop tard et parfois mal. Ce document vous décrit la démarche d'analyse de risques et vous propose différents outils : ATRIUM-270084


“Reporting” vers les tutelles :
Fiche synthétique projet

La fiche synthétique projet (ATRIUM-9229) permet de faire un "reporting" sur chaque projet. Ce document focalise sur l'essentiel : les objectifs du projet, le budget, les ressources humaines, le planning, les risques projet. Ce document présente l'effectué et le prévisionnel à échéance de deux ans.

Il existe d'autres outils de reporting à l'IN2P3, comme par exemple NSIP (Nouveau Système d'Information Projet) pour les ressources humaines affectées à nos projets ou les revues simplifiées de projet qui donnent une "photo" du projet à un instant donné.


Assurance qualité projet, assurance produit :
Guide Assurance Produit INSU-IN2P3

Le Guide Assurance Produit est né du groupe de travail "Assurance Produit / Qualité projets" mis en place par le réseau Qualité en Recherche (QeR) du CNRS, suite à un besoin exprimé par le personnel des unités de recherche.

Il est destiné à tous les acteurs participant à des projets instrumentaux (sol et spatial), principalement les futurs responsables assurance produit, les débutants et les chefs de projets.
Ce guide a été réalisé à partir de documents existants pour chaque thématique après recensement des référentiels, des documents spécifiques réalisés, en particulier, au sein des réseaux Qualité IN2P3 et INSU.
Ainsi, certains chapitres sont synthétiques car ils font référence à des documents plus complets sur lesquels vous pouvez vous appuyer pour mettre en place les outils et méthodes nécessaires à l’activité d’assurance produit.

Lien vers le guide : ATRIUM-116322


Assurance qualité laboratoire :
Liste d'auditeurs avec leurs domaines de compétences

Ce document recense l'ensemble des auditeurs connus de l'IN2P3 avec leurs domaines de compétences et expériences.

Lien vers le document: ATRIUM-161129

Tutoriel pour réaliser un logigramme

Outil de rédaction graphique des activités et processus, le logigramme est simple d’utilisation et un excellent moyen de communication en équipe.

Lien vers le tutoriel : ATRIUM-184765

Etat des lieux sur la gestion des équipements : outils existants, besoins identifiés

Ce document présente la synthèse des réponses des laboratoires ayant répondu à une enquête sur la gestion des équipements : outils existants ou besoins exprimés pour la mise en œuvre d’un outil.

Lien vers le document : ATRIUM-65894

Outils de dépôt de tickets

Ce document est le rapport final du groupe de travail "outils de dépôt de tickets". Il s'appuie sur une enquête menée au sein des laboratoires de l'IN2P3 et référencée ATRIUM-58993.

Lien vers le rapport : ATRIUM-59904

Tutoriels sur la signature numérique des documents projets

L'ensemble de ces trois tutoriels sous forme de vidéo permettent d'aborder tous les aspects de la signature numérique des documents projets, simplifiant grandement le processus de validation des documents et leur versioning.

Préalable : pour déposer votre signature numérique sur un document, il vous sera nécessaire d'utiliser votre certificat personnel délivré par le CNRS.

Liens vers les trois tutoriels: ATRIUM-7253ATRIUM-7412 et ATRIUM-7413

Demander, renouveler ou vérifier son certificat personnel CNRS

Les procédures pour obtenir ou renouveler votre certificat personnel CNRS sont décrites sur le site web https://igc.services.cnrs.fr/

Demander ou renouveler son certificat CNRS2-Standard

Tester son certificat CNRS

FAQ sur les certificats CNRS

Informations sur les normes disponibles dans nos laboratoires

Les normes françaises, européennes, internationales ou métier sont des éléments clés des projets à l’IN2P3. Les services ou groupes en charge de ces projets sont souvent amenés à consulter, faire référence ou utiliser des normes. La question de la disponibilité de ces normes à l’ensemble de tout ou partie de la communauté d’un projet est un élément récurrent. Néanmoins les normes sont souvent payantes et leur approvisionnement représente un coût non négligeable pour les projets. Savoir quel laboratoire possède quelle norme permet de se renseigner sur le contenu d'une norme avant de l'acheter.
Consultez    ATRIUM-282956    pour en savoir davantage.


En relation avec les développements techniques :
Cette rubrique regroupe des exemples issus de projets ou émis par des laboratoires
Manuel de survie AIT-AIV

ATRIUM-79483 : exemple d'un document expliquant comment fonctionne l'AIT/AIV pour un projet.
AIT/AIV : Assemblage Intégration Tests/Assemblage Intégration Vérification

Rapport Technique Carte Electronique

Ce modèle de document reprend l'ensemble des informations relatives à un dossier technique complet d'une carte électronique comprenant:

Descriptif et principales caractéristiques de la carte électronique

Caractéristiques mécaniques (dimensions, vues, poids, thermique, etc..)

Caractéristiques électriques (consommation, interfaces logiques et analogiques, schémas, docs issus CAO PCB, docs relatifs à la production, etc..)

Descriptif logiciels

Chapitre concernant les tests et mesures

Principaux datasheet de composants

Lien pour télécharger le modèle de document: ATRIUM-218632

Dossier Etudes Routage PCB électronique

Ce modèle de document reprend l'ensemble des informations relatives à un dossier Etudes Routage Circuit Imprimé comprenant:

Descriptif de la carte ou appareil

Caractéristiques mécaniques (dimensions, contraintes, contour, etc..)

Règles de routage

Empilement des couches, Positionnement des composants, Contraintes routage alimentations, signaux.

Contraintes de cablage, liées aux tests et validation, règles des échanges de signaux et autres contraintes.

Nomenclature des composants

Lien pour télécharger le modèle de document: ATRIUM-218637

Guide de cotation de plans mécanique

Ce guide (ATRIUM-219630) présente un exemple de bonnes pratiques de cotations des plans mécaniques issus des bureaux d'études.

Exemple de procédure de gestion des études mécaniques

Le document ATRIUM-219629 présente un exemple de bonnes pratiques de la gestion des études mécaniques et interfaces entre le bureau d'études et la réalisation mécanique

Communication : cahier des charges vidéo promotionnelle

Ce modèle de document reprend les informations relatives à la réalisation d'une vidéo promotionnelle du projet ou de l'un des évènements du projet.

Lien pour télécharger le modèle de document: ATRIUM-218638


Autres informations utiles :
Répondre à un projet européen : exemple de l'ERC

Le document ATRIUM-314553  présente le fonctionnement de l'ERC, les différents types de bourse, le processus d'évaluation. Il donne deux exemples de projets ERC IN2P3.

Actions Nationales de Formation IN2P3-INSU : informations et supports

Le parcours "conduire un projet", porté par l'INSU et l'IN2P3, se décline en deux Actions Nationales de Formation (ANF) de trois jours chacune. La première, "conduire un projet : 1 - les fondamentaux", forme les personnes à la méthodologie, au vocabulaire et aux outils de la conduite de projet. La seconde, "conduire un projet : 2 - les applications", comporte davantage de travaux dirigés et de retours d'expérience et s'adresse donc à un public davantage initié à la conduite de projet.

Même s'il y a des participations croisées entre les comités de pilotage de ces deux ANF, l'ANF "1 - les fondamentaux" est portée par l'IN2P3 tandis que l'ANF "2 - les applications" est portée par l'INSU.

Toute personne du CNRS, et même au delà, peut donc s'inscrire à l'une ou à l'autre ANF, voire poser deux inscriptions distinctes pour les deux ANF.

Edition 2018 :
* "Conduire un projet : 1 - les fondamentaux" : informations et supports
* "Conduire un projet : 2 - les applications" : informations et supports

Revues d'activité multi-projets

Ce type de revue concerne toute plateforme utilisée par plusieurs projets ou équipe scientifique/technique devant répondre aux besoins de plusieurs projets suite à l’acquisition d’une expertise unique.

Note d'organisation : ATRIUM-112289
Canevas : ATRIUM-115493

Revue croisée d'activités interlaboratoires

Le document ATRIUM-128907 présente l'organisation et les déroulement ainsi que les objectifs des revues croisées d'activité inter laboratoires.

Ce type de revue s’applique à deux laboratoires (ou plus) voulant partager des informations sur les expertises, les moyens techniques lourds ou spécifiques et les tableaux de charge des personnels Ingénieurs et Techniciens de chaque laboratoire.

Vous pouvez évidemment nous contacter pour nous poser vos questions, faire part de votre besoin mais aussi pour rejoindre l’un de nos deux réseaux, qui sont ouverts à toute personne de l’IN2P3 prête à donner (un tout petit peu) de son temps pour intégrer et/ou initier un groupe de travail.

Contact: Philippe Laborie (LPC Caen)

Pour renseignement complémentaire n’hésitez pas à nous contacter

contactez nous

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